Alicia COLLOT, Juriste

La notion d’assemblée générale et ses différentes formes

L’assemblée générale constitue un organe essentiel de délibération, tant au sein des sociétés que des associations. Elle permet de réunir les membres habilités associés, actionnaires ou adhérents et ce, afin de prendre collectivement des décisions engageant la structure.

Dans les sociétés, l’assemblée générale regroupe l’ensemble des associés ou actionnaires et se décline en plusieurs catégories selon la nature des décisions à adopter.

L’assemblée générale constitutive intervient lors de la création de la société et permet d’arrêter les statuts. L’assemblée générale ordinaire, généralement annuelle, a notamment pour objet l’approbation des comptes sociaux et l’affectation du résultat. L’assemblée générale extraordinaire est, quant à elle, convoquée pour statuer sur des décisions majeures impliquant souvent une modification des statuts, telles qu’un changement de dénomination sociale, de siège ou de capital. Enfin, l’assemblée générale mixte permet de traiter simultanément des décisions relevant des assemblées ordinaires et extraordinaires.

Les associations doivent également organiser une assemblée générale au moins une fois par an suivant la loi 1901. Lors de cette réunion, les membres vont adopter les décisions importantes, valider la gestion écoulée et définir les orientations futures. A l’instar des sociétés, les modalités de fonctionnement, notamment en matière de convocation et de vote, sont librement fixées par les statuts.

Les modalités de convocation et d’organisation de l’assemblée générale

La convocation constitue une étape préalable indispensable à la tenue régulière de l’assemblée générale. Elle doit comporter un certain nombre d’informations essentielles, telles que la date, l’heure, le lieu de la réunion ainsi que l’ordre du jour. Les modalités de convocation varient selon la forme sociale et les dispositions statutaires.

En principe, la convocation est effectuée par le dirigeant de la structure. Dans les sociétés, elle peut prendre différentes formes (courrier simple, lettre recommandée ou voie électronique), sous réserve des exigences légales propres à chaque type de société. Les associés ou actionnaires empêchés peuvent se faire représenter au moyen d’un mandat.

Les délais de convocation sont également encadrés. À titre d’exemple, dans certaines sociétés, un délai minimum de quinze jours doit être respecté avant la tenue de l’assemblée, voir 21 jours en cas de décisions exceptionnelles. Dans d’autres formes sociales, notamment les sociétés par actions simplifiées les statuts peuvent prévoir librement ces délais.

Le déroulement de l’assemblée générale obéit en sus à un formalisme précis. Il s’articule autour de plusieurs étapes essentielles : la fixation de l’ordre du jour, l’établissement d’une feuille de présence permettant de vérifier la participation requise, et la tenue des votes. Les décisions ne peuvent être valablement adoptées que si les conditions de quorum et de majorité, fixées par la loi ou les statuts, sont respectées.

La formalisation des décisions : le procès-verbal d’assemblée générale

À l’issue de l’assemblée générale, les décisions adoptées, dans le respect du quorum, doivent être consignées dans un procès-verbal. Ce document présente une importance juridique majeure, puisqu’il constitue la preuve des délibérations et des résolutions adoptées.

Le procès-verbal doit respecter un formalisme strict et comporter un certain encadrant du Code de commerce encadrant le vote, nombre de mentions obligatoires, notamment la date et le lieu de la réunion, l’identité des participants, les documents soumis à l’assemblée, le contenu des résolutions ainsi que les résultats des votes. Il est par la suite signé par les personnes habilitées et conservé dans les registres de la structure.

Il convient également de distinguer le procès-verbal du simple compte rendu. Ce dernier, dépourvu de formalisme particulier, a une vocation purement informative, tandis que le procès-verbal produit des effets juridiques et peut être opposé en cas de litige.

Ainsi, l’assemblée générale apparaît comme un mécanisme central de gouvernance, participant à la transparence et à la sécurité juridique de la structure, et dont la régularité repose sur le respect des règles de convocation, de tenue et de formalisation des décisions. Elle constitue également un moment clé dans la vie d’une société ou d’une association, puisqu’elle assure à la fois un rôle décisionnel, en validant les orientations et les choix importants, un rôle de contrôle de la gestion des dirigeants, et une fonction juridique en conférant une valeur officielle aux résolutions adoptées.